Quelle importance accordez-vous à la mise à l’aise des participants à votre événement ?

Habituellement, lorsque nous planifions un événement, nous sommes obsédés par la logistique, en essayant de mettre en place un voyage sans faille pour les participants. Nous pouvons aussi pimenter l’expérience avec des moments extraordinaires, comme un spectacle inattendu.

Cependant, nous pouvons involontairement négliger le sentiment de confort que notre événement doit procurer. Pour en savoir plus, lisez cet article.

Pourquoi le confort est-il si important pour que l’expérience des participants soit enrichissante ?

Bien que la participation à un événement soit certainement passionnante, elle peut aussi être stressante.

Tout d’abord, il y a le stress logistique (oui, les participants l’ont aussi) :

– « Trouverai-je le lieu de l’événement ? »

– « Est-ce que je me suis inscrit correctement ? »

– « Devrai-je attendre longtemps pour m’enregistrer ? »

– « Est-ce que je pourrai imprimer le badge ? »

– « Aurai-je une bonne place ? »

Ce ne sont là que quelques-unes des réflexions que vos participants pourraient avoir.

Des problèmes mineurs, diriez-vous, mais ces pensées vont certainement augmenter le niveau de stress de vos invités, les rendant un peu plus nerveux et tendus.

Ensuite, il y a la peur de l’inconnu, qui se manifeste généralement lorsque les participants doivent travailler en groupe, participer à des jeux pour briser la glace ou interagir avec des étrangers.

Ces activités peuvent faire monter le niveau d’anxiété et diminuer les vibrations positives.

Enfin, la participation à des événements requiert beaucoup d’énergie mentale.

Écouter activement les orateurs, essayer de mémoriser les données les plus importantes, prendre des notes, créer des réseaux, poser des questions…

Toutes ces activités sont très exigeantes pour le cerveau et laissent vos participants épuisés à la fin de la journée.

Alors que faire ?

Comment pouvez-vous faire en sorte que vos participants se sentent plus détendus lors de votre événement et réduire leur niveau de stress ?

Voici quelques conseils qui vous aideront à répondre à cette question :

Conseil n°1. Servez des aliments familiers

Qu’il s’agisse d’un événement national ou international, lorsqu’il s’agit de la restauration, nous voulons tous impressionner.

Des amuse-gueule uniques à la cuisine moléculaire extravagante, les moyens de surprendre vos participants avec des gâteries savoureuses ne manquent pas.

Mais les mets bizarres ou peu familiers ne sont pas toujours les bienvenus.

Parfois, vos invités ne sont pas d’humeur à expérimenter et préfèrent prendre quelque chose de rapide et de familier.

Bien entendu, si vous en avez la possibilité, vous ne devez pas vous limiter à faire plaisir aux gens avec une restauration exquise.

Toutefois, pour réduire le niveau d’incertitude et mettre vos participants à l’aise, assurez-vous qu’ils disposent toujours d’options familières.

Conseil n° 2. Préparez un coin salon

La navigation dans l’environnement de l’événement et sur le lieu même de l’événement peut être extrêmement fatigante. Les gens ont besoin d’un endroit où ils peuvent s’échapper pour se ressourcer.

Pour leur donner ce dont ils ont besoin et les mettre plus à l’aise, aménagez un endroit où ils pourront se détendre, comme un salon avec des lumières chaudes et des meubles confortables.

Conseil n° 3. Créez un programme d’événements conviviaux

Une chose qui épuisera certainement vos participants est un programme d’événements intense. Plus vous incluez d’activités, plus ils risquent d’être épuisés.

Le fait de devoir passer d’une session à l’autre sans aucune pause empêchera vos invités de se sentir à l’aise lors de votre événement, et ils ne profiteront pas de l’expérience dans son ensemble.

Pour éviter cela, simplifiez-vous la vie et faites participer votre public à moins d’activités, en vous concentrant sur la qualité et la valeur de chaque activité.

Conseil n°4. Évitez de forcer la participation des participants

L’un des plus grands facteurs de stress pour les participants est d’être contraints d’interagir ou de prendre part à des dynamiques différentes.

Par exemple, le modérateur ou l’orateur peut demander aux participants de répondre à certaines questions ou de prendre le micro et de commenter le sujet discuté. Ces invités peuvent être choisis au hasard en passant simplement un micro jetable ou un autre objet mou.

Cela peut augmenter le niveau de stress des invités qui ne veulent pas s’engager de cette manière et les mettre dans l’embarras.

Pour éviter cela, ne forcez pas les participants à participer et trouvez des moyens différents et non intrusifs d’impliquer vos invités (comme des sondages en direct, par exemple).

Conseil n°5. Ne mélangez pas les gens pour les activités de groupe

Celui-ci peut sembler un peu controversé.

En général, il est recommandé de mélanger les participants lorsqu’on organise des activités de groupe.

Cela tend à augmenter les chances d’avoir une meilleure expérience d’interaction, puisqu’ils communiqueront avec de nouvelles personnes et sortiront de leur zone de confort.

Toutefois, si vous vous souciez du confort de vos participants (en particulier ceux qui participent avec des amis ou des collègues ou en compagnie de nouvelles connaissances), rendez la mixité des activités de groupe facultative.

Ceux qui veulent faire de nouvelles connaissances se lèvent et interagissent avec les autres, tandis que ceux qui sont timides restent là où ils sont.

Pour conclure

Outre la mise en place de la logistique, vous devez également faire en sorte que vos invités se sentent parfaitement à l’aise lors de votre événement.

En réduisant leur niveau de stress au minimum, vous les rendrez plus ouverts aux activités de l’événement et leur ferez vivre une expérience mémorable.