Entretien avec Silvio Müller, organisateur d’événements et éditeur du magazine de musique et de culture de club PARTYSAN Berlin

Vous avez tout préparé pour une grande fête et les boissons et la musique sont prêtes à être mélangées. Si la soirée s’avère néanmoins ratée, vous serez à court de boissons ou d’invités et ceux qui restent seront laissés en plan. Pour éviter que cela ne se produise, vous devez respecter quelques règles, surtout si vous prévoyez des fêtes plus importantes, comme les anniversaires de jalons ou les fêtes de fin d’études. Un expert que j’ai interrogé vous expliquera ce qu’il faut faire attention. Silvio Müller organise des fêtes à Berlin et dans le Brandebourg (dans des clubs tels que le Tresor) depuis plus de 15 ans, y compris les événements du magazine Partysan. Lisez cet article pour plus d’informations.

Passons maintenant aux questions :

Les fêtes que vous organisez sont sans aucun doute d’un tout autre ordre que les petites fêtes privées. Mais il y a certaines occasions où même les fêtes privées attireront une foule nombreuse ou du moins c’est ce que vous espérez. En tant qu’organisateur professionnel de fêtes, je suis sûr que vous pouvez nous donner quelques conseils.

Sans aucun doute ! Qu’il s’agisse d’une fête privée ou d’un méga-événement, le déroulement de l’organisation d’une fête réussie est similaire à bien des égards. Vous devez envoyer les invitations, préparer le lieu, acheter les boissons et organiser la musique et les DJ. Vous trouverez des différences dans les détails et c’est aussi là que se situe le problème. Beaucoup de gens pensent qu’il est facile d’organiser une fête, sans se rendre compte qu’il faut avoir un don pour l’organisation, bien connaître le marché et être capable d’absorber le risque financier. Il est toujours utile de calculer les coûts avec précision et d’avoir des objectifs réalistes.

1. Examinons les préparatifs : Quand faut-il commencer à préparer une fête ?

Cela dépend de la taille de la fête. Les méga fêtes nécessitent une période de préparation d’un an, tandis que les petites fêtes de club nécessitent jusqu’à six mois. En revanche, les fêtes privées spontanées ou les événements en plein air peuvent être organisés en 48 heures seulement. La plupart des événements se déroulent dans les clubs. Si vous souhaitez engager un bon DJ, par exemple, vous devez vous assurer de faire votre demande bien à l’avance et de rechercher des vols ou des correspondances et des hébergements bon marché. Mais avant de commencer, n’oubliez pas de calculer les coûts. Et faites-le bien avant de commencer vos premiers préparatifs.

2. À quoi devez-vous faire attention lorsque vous choisissez le lieu d’hébergement ?

La plupart des lieux sont proposés sur la base d’un accord dit « porte/bar », ce qui signifie que l’organisateur reçoit tout l’argent gagné à la porte, tandis que le propriétaire du club reçoit tout l’argent gagné au bar. Le lieu doit avoir une bonne réputation et donc être fréquenté régulièrement. Toutefois, plus un lieu est habitué, moins le propriétaire a de chances de cesser d’ouvrir la porte et le bar. Si vous avez trouvé un lieu inconnu, en plus des lieux connus, c’est à l’organisateur d’attirer l’attention sur ce nouveau lieu. Cela implique plus de travail, mais peut s’avérer plus rentable au final, car les nouveaux lieux ont tendance à attirer plus de clients. L’emplacement du lieu et le transport aller-retour sont également importants, car vous voulez que vos invités puissent se rendre à la fête et rentrer chez eux facilement. Une fois que vous avez trouvé le bon lieu, des contrats sont établis et une date est fixée pour l’événement. C’est là que sont consignés par écrit le loyer, les frais de sécurité, de nettoyage, de sonorisation et d’éclairage, ainsi que les droits de licence. La durée d’une fête dépend des invités et de la qualité de la musique. Les événements électroniques nécessitent un bon système de sonorisation. Sans un son puissant, toute fête électronique est vouée à l’échec. Il en va de même pour un bon système d’éclairage. Les bons lieux incluent généralement les deux dans leur équipement standard. Cela comprend également l’équipement de base des DJ, comme une table de mixage, un lecteur de CD et de disques. Si vous envisagez de louer un système de sonorisation supplémentaire de haute qualité, vous devriez demander conseil à un professionnel et vérifier le prix.

3. Comment trouver un bon DJ si je ne connais personne ? Combien coûtera l’organisation d’une fête ?

Ce serait une approche fondamentalement erronée. Si vous ne connaissez pas bien la scène, vous devriez vous abstenir d’organiser un quelconque événement. Vous ne devez pas penser uniquement à vos artistes et chansons préférés, mais être un peu plus ouvert d’esprit et avoir une idée de la direction que prend le marché. Les artistes vont et viennent, mais peu d’entre eux parviennent à rester et à conserver un statut à long terme. C’est ainsi que les coûts sont calculés. Les DJs branchés et internationalement recherchés vous coûteront plusieurs milliers de dollars, plus les frais de déplacement et d’hébergement ainsi que les frais de réservation. Mais il y a aussi plusieurs artistes locaux sur lesquels vous pouvez compter tout autant. Il suffit de suivre leur évolution et de s’assurer qu’ils n’ont pas trop de concerts.

4. Quand et comment faut-il commencer à envoyer des invitations ? Qu’est-ce qui est trop tôt, qu’est-ce qui est trop tard ?

Une bonne règle de base est de commencer à promouvoir un événement 4 à 8 semaines à l’avance. Certains organisateurs, en revanche, essaient de créer un certain attrait et un « facteur de surprise » en ne faisant aucune promotion jusqu’à 24 heures avant l’événement. En fonction du groupe cible, il existe plusieurs méthodes de promotion qui doivent être examinées avec soin. De nombreux organisateurs utilisent un mélange de prospectus, d’affiches, d’annonces dans des magazines à sensation, de listes de diffusion de bulletins d’information en ligne et d’annonces sur des portails en ligne pour promouvoir leurs événements. Un thème et une devise appropriés pour la fête sont également très importants. Si votre événement se déroule dans un nouveau lieu, vous devez également donner des indications. De nombreux organisateurs utilisent également toute la gamme des portails de réseaux sociaux tels que Facebook ou myspace.

5. Qu’en est-il de la fête elle-même ? Quelles boissons devriez-vous offrir ? Combien devez-vous estimer par personne ? Combien devez-vous prendre pour les boissons afin d’éviter que les invités ne se fâchent ?

Je suis déjà allé à des fêtes où les boissons étaient épuisées en un rien de temps. Les invités s’ennuient et vont à la fête suivante. Réapprovisionner le bar de l’épicerie du coin peut être assez coûteux. L’argent gagné au bar est l’une des principales sources de revenus de toute fête, c’est pourquoi vous devez planifier cet aspect très soigneusement. Achetez des marchandises à la commission et commandez trop plutôt que trop peu. Essayez de rechercher à l’avance les boissons qui vous rapporteront le plus. Faites également attention au prix d’achat, car il existe de grandes différences.

6. À quoi devez-vous faire attention en matière de décoration et d’éclairage ?

C’est dans l’œil de celui qui regarde. Selon le type de fête, vous aurez besoin d’un système d’éclairage. Il y a des fêtes qui se contentent d’un stroboscope et d’une machine à brouillard, mais cela dépend aussi de la musique et du style de la fête. Pour d’autres, rien n’est trop extravagant et elles investissent dans des systèmes LED coûteux. En ce qui concerne la décoration, rien n’est trop exagéré. Il suffit de s’assurer que tout fonctionne bien ensemble, le club, la devise et les invités que vous attendez.

7. Où doit être située la piste de danse et quel est le volume de la musique ?

Vous avez différentes options. L’emplacement de la piste de danse, s’il peut être modifié, dépend de la disposition du lieu. Une fois que vous avez décidé de l’emplacement de la piste de danse et que vous avez installé le système de sonorisation, vous devez engager un ingénieur du son pour mesurer le volume afin de garantir un son optimal. Les ingénieurs du son peuvent niveler le niveau légal en dB. Il est important de s’assurer que les habitants du quartier ne sont pas dérangés par la fête, car cela peut entraîner son annulation tout aussi rapidement. Il peut être utile de communiquer avec la police locale. À la fin de la journée, les gens se rendent à une fête pour profiter d’un bon son, de la compagnie de gens formidables, écouter de la bonne musique, se sentir bien dans leur peau, s’amuser et se coucher avec un sourire sur le visage. L’organisation d’une fête n’est pas facile et doit être confiée à des experts.