En tant qu’hôte d’un événement, il vous appartient de veiller à la sécurité de vos invités, mais la sécurité de l’événement est souvent le dernier élément dont les organisateurs tiennent compte. Cela signifie qu’elle reçoit une part du budget beaucoup plus faible qu’elle ne le mérite.

La sécurité est menacée chaque fois que vous réunissez un grand nombre de personnes. « Les terribles catastrophes qui ont frappé le Bataclan à Paris, la boîte de nuit Pulse à Orlando et l’attentat au camion du Bastille Day à Nice ont montré clairement que la sécurité des événements doit être en tête de notre liste de préparation ».

Le potentiel de dommages est trop important pour ne pas prendre la sécurité des événements au sérieux. Voici neuf conseils importants pour vous préparer à une catastrophe.

1. Évaluez vos risques de sécurité

En termes de sécurité, des événements différents n’ont pas des besoins différents. Le discours de campagne d’un homme politique est beaucoup plus risqué que, par exemple, la fête d’anniversaire d’un enfant de douze ans.

La première étape consiste à déterminer le type de risque auquel vous êtes confronté. Voici quelques éléments à prendre en compte :

– Qui organise votre événement ? S’agit-il d’un individu ou d’un groupe ?

– Qui assiste à votre événement ? Suscitent-ils la controverse ?

– Quel est le contexte de l’événement ? Son thème ou ses sous-thèmes posent-ils des problèmes de sécurité ?

– Qui prend la parole, se produit ou expose lors de l’événement ? Attirent-ils des agitateurs ou présentent-ils des risques de sécurité particuliers ?

– Prévoyez-vous des protestations ou des contre-protestations ?

– Des médias seront-ils présents ? (Un public plus large encourage parfois les agitateurs).

– Le lieu de la manifestation présente-t-il des vulnérabilités en matière de sécurité ? Par exemple, un lieu en plein air est plus difficile à sécuriser, mais un lieu en intérieur comporte moins de voies d’évacuation.

– Le lieu présente-t-il des menaces de sécurité non humaines (comme une autoroute à proximité, le risque d’inondation dans la région ou des animaux sauvages errant à proximité) ?

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Répondre à ces questions vous aidera à définir le volume et les types de menaces auxquelles vous êtes confronté.

2. Gardez vos mesures de sécurité visibles

L’objectif principal de la sécurité n’est pas de répondre aux menaces. L’objectif est d’empêcher les menaces de se produire en premier lieu. Il est préférable qu’un agitateur potentiel voit vos mesures de sécurité et passe à autre chose.

C’est pourquoi cacher votre équipe de sécurité ou la mettre sous couverture pendant toute la durée de votre événement fait plus de mal que de bien. Les agitateurs pensent que l’événement n’est pas protégé et peuvent décider de créer des problèmes.

Dans un cas, un organisateur a placé des détecteurs de métaux aux entrées de l’événement, mais les a cachés avec un décor astucieux. Il en est résulté un nombre anormalement élevé de personnes qui ont tenté d’entrer avec des armes. Lorsqu’ils ont découvert les détecteurs de métaux pour le lendemain, moins de personnes ont tenté d’entrer avec des objets interdits.

En rendant votre équipe et vos dispositifs de sécurité évidents, vous faites également en sorte que les participants se sentent plus en sécurité. Ils savent que vous avez fait appel à des personnes et à des outils pour protéger leur bien-être. En cas d’urgence, ils savent où trouver de l’aide.

3. Créer des points de contrôle de sécurité

L’un des principaux moyens de protéger les gens contre les menaces à la sécurité est de mettre en place des points de contrôle à l’écart du rassemblement, que les participants doivent traverser pour entrer. Cela oblige les agitateurs à affronter le personnel de sécurité (ou même simplement votre personnel d’enregistrement) bien avant qu’ils ne puissent causer des dégâts.

Par exemple, au lieu d’installer votre bureau d’inscription juste devant la porte d’un auditorium, vous voudriez le placer à quelques centaines de mètres de là, dans le hall de l’établissement. De cette façon, si une personne non invitée tente d’entrer, elle sera arrêtée avant d’atteindre la foule.

4. Faire correspondre les identifiants aux informations d’enregistrement

Pour s’assurer que les personnes qui assistent à l’événement y ont bien leur place, il est important de recueillir des informations d’identification à l’avance lors de leur inscription. Recueillir plusieurs points de données – comme le nom, la date de naissance et l’adresse (ou autre) – pour qu’il soit plus difficile pour un intrus de s’approprier l’identité de quelqu’un.

Idéalement, vous devriez demander à chaque invité de vous envoyer une copie de sa pièce d’identité afin de pouvoir la comparer à celle qu’il a présentée à la porte d’entrée. C’est la meilleure façon de confirmer les identités, mais ce n’est pas toujours possible. Toutefois, si une personne ne présente pas de pièce d’identité ou si sa pièce d’identité ne correspond pas aux informations d’inscription, il est préférable de ne pas la laisser entrer.

Si vous n’avez pas besoin de vous inscrire pour assister à votre événement (c’est-à-dire si la personne n’a pas été présélectionnée), vous devez vérifier ses effets personnels. « Je suggère d’utiliser des magnétomètres chaque fois que cela est possible », explique Antoine D. « Parfois, c’est un défi à cause du pouvoir. Ensuite, vous vous dirigez vers un détecteur de métaux portatif. Et enfin, si aucune de ces choses n’est disponible, vous faites un contrôle des bagages. »

5. Garder les événements privés privés

Certaines organisations aiment annoncer leurs événements publiquement, même si ces derniers ne sont pas ouverts au public. Elles mentionnent leurs événements sur des sites web, dans des bulletins d’information, dans des communiqués de presse et sur les médias sociaux. Nous savons que vous êtes fier de votre événement, mais informer le public d’un événement est un risque pour la sécurité.

Par exemple, un dîner pour les cadres supérieurs d’une entreprise n’est pas ouvert à tous, il n’est donc pas nécessaire d’en informer tout le monde. Si les agitateurs ne sont pas au courant de l’événement, ils ne peuvent pas le perturber ou causer des dommages à qui que ce soit.

« À moins que l’événement ne soit ouvert au public, il est bon de garder les événements privés aussi secrets que possible », déclare Maxime K. « C’est particulièrement important pour les entreprises qui pourraient opérer dans un secteur qui a des opposants politiquement chargés ».

6. Prenez également en compte les cybermenaces

Tous les risques liés à la sécurité des événements ne sont pas physiques. En tant qu’organisateur d’événements, vous devrez prendre des mesures pour protéger les données, l’identité et les appareils de vos invités.

Pour commencer, il est préférable de protéger votre service Wi-Fi par un mot de passe. Ce n’est pas toujours pratique lors de grands événements, mais cela permet de se prémunir contre les menaces à la sécurité en gardant les parties non désirées hors du réseau. Partagez le mot de passe par des moyens auxquels seuls vos invités peuvent accéder, comme dans les documents d’inscription ou par le biais de votre application personnalisée pour l’événement.

Ensuite, demandez à un informaticien de mettre en place des mesures de sécurité sur le réseau afin de s’assurer que les parties malveillantes ne peuvent pas l’utiliser pour faire entrer ou sortir des données en douce sur les appareils de vos invités. Si le lieu de la manifestation dispose d’un réseau Wi-Fi, vérifiez les mesures de cybersécurité qu’ils prennent pour s’assurer que les appareils connectés au réseau ne peuvent pas accéder à d’autres appareils sur le réseau.

7. Élaborer un plan d’urgence

Vous voudrez vous asseoir avec votre équipe de sécurité et le lieu de l’événement avant de créer un plan d’intervention d’urgence. Le but de ce plan est de rédiger une procédure que tout le monde appliquera en cas de catastrophe.

Le plan doit comprendre…

– Différentes manières d’évacuer en masse l’événement.

– Que faire lorsqu’il y a un tireur actif.

– L’emplacement des salles ou des zones de sécurité.

– Les endroits où le personnel doit se réunir en cas d’urgence.

– Comment le personnel communiquera en cas d’urgence.

– Comment vous dirigerez les invités pendant une urgence.

– La signalisation et les notifications aux invités concernant la manière de réagir.

8. Contrôlez votre personnel

Malheureusement, de nombreux risques pour la sécurité viennent de l’intérieur. Il est important de contrôler soigneusement les personnes qui travaillent pour vous afin de s’assurer qu’elles n’ont pas d’intentions malveillantes.

Vérifiez les antécédents de toutes les personnes qui travaillent pour vous. Faites également des vérifications de crédit, en particulier pour les personnes qui ont accès à de grosses sommes d’argent.

Si vos collaborateurs ne travaillent pas souvent ensemble, présentez-les les uns aux autres avant l’événement. Dites-leur de faire attention aux personnes qui ne font pas partie du personnel en se faisant passer pour des employés. Si vous le pouvez, donnez à votre équipe un identifiant unique (comme un bracelet, un timbre ou un T-shirt) le jour de l’événement. Ne laissez personne accéder à cet identifiant avant l’événement.

Vous pouvez contrôler votre propre personnel, mais il est presque impossible de contrôler le personnel de vos fournisseurs. À un certain niveau, vous devrez compter sur eux pour engager des personnes compétentes qui ne veulent pas perturber vos événements. Il est très important d’établir des relations solides avec vos vendeurs pour qu’ils veillent sur vous.

9. Envisagez d’engager une aide extérieure

Si vous pensez que vos besoins en matière de sécurité sont importants, vous pouvez faire de la place dans votre budget pour engager des professionnels de la sécurité. Vous pouvez faire confiance à votre personnel, mais l’œil averti d’une équipe de sécurité expérimentée peut être d’un grand secours lors d’un événement à haut risque et très fréquenté.

Une fois que vous avez fait appel à des professionnels, écoutez-les. Des agents de sécurité qualifiés peuvent identifier les lacunes de votre plan de sécurité que vous ne verrez peut-être pas. Ils savent comment pensent les agitateurs et les fauteurs de troubles, et peuvent donc vous aider à hiérarchiser vos ressources de sécurité pour obtenir les meilleurs résultats.

Si vous ne souhaitez pas engager une équipe de sécurité privée, envisagez d’engager des policiers qui ne sont pas en service. Ils sont formés pour ce genre de choses et sont légalement autorisés à porter une arme à feu. Contactez votre service de police local pour savoir comment engager des policiers.

Les clés de la sécurité des événements

Vous ne pouvez pas éliminer tous les risques liés à la sécurité des événements, mais vous pouvez réduire leur probabilité, minimiser les risques de nuire à vos invités et décourager les agitateurs de causer des problèmes. Les clés d’une bonne sécurité sont la préparation et la vigilance. Si vous tenez compte de vos menaces potentielles et que vous investissez des ressources dans la lutte contre les troubles, vous organiserez un événement sûr pour vos invités.